Как ставить задачи по SMART
Содержание
Мы постоянно сталкиваемся с разными задачами — повседневными, рабочими, стратегическими. И решить кейс, и выполнить поручение руководителя будет проще, если определить цель по SMART и использовать шаблон Problem Statement Worksheet, который применяют консультанты топовых компаний. Читайте гайд, чтобы разобраться!
Как не нужно формулировать задачи
Представьте, вы стали стажером в крупной компании. И вот как звучит ваше первое задание:
«Нам нужно повышать лояльность. Напиши, пожалуйста, три поста — зажигательных, ярких, в духе нашего бренда».
Вы начинаете писать посты. Через несколько часов руководитель дает вам еще одно поручение:
«Посмотри, пожалуйста, динамику рынка электрических чайников — мы готовим презентацию для руководства».
Вы переключаетесь на презентацию, ведь «для руководства» — значит, нужно сделать в первую очередь. Весь день уходит на работу в PowerPoint: поиск цифр для графиков, дизайн слайдов, подготовка выводов. Босс возвращается проверить ваши успехи и оказывается недоволен:
«Я просто просил найти данные, не надо было делать слайды! У нас есть шаблоны. Хватило бы простого графика. К тому же было бы достаточно посмотреть цифры за последние пять лет, а не десять. И как там дела с постами?»
Вы отвечаете, что не успели — все время потратили на презентацию. Тогда вас просят побыстрее взяться за посты, ведь их надо выпустить уже на этой неделе. Вы смотрите, как оформлены прошлые записи сообщества компании в VK, и готовите несколько публикаций по аналогии. Но руководитель снова недоволен — тексты нужно было писать для Facebook, где у корпорации совсем другой Tone of Voice.
Кто виноват и что делать
Запомните: правильная постановка задачи в зоне ответственности исполнителя. На первый взгляд кажется, что это руководитель во всем виноват — он не предоставил всей нужной информации сразу. Но раз вы не задали уточняющих вопросов, он мог решить, что всё и так ясно. Задачу нужно понять вам, ведь это вы отвечаете за результат.
С самого начала стоило разобраться, какой информации не хватает, чтобы выполнить обе задачи качественно. Несколько простых вопросов, которые могли бы спасти ситуацию:
- Каков конечный продукт (слайды, график, текст, сырые данные)?
- Какой объем работы от меня ожидают?
- Когда нужно выполнить задачу?
- Какие материалы лучше использовать (шаблоны, базы данных, прошлые публикации)?
- Зачем и где мы выпускаем конечный продукт?
Вы бы сразу вспомнили о них, если бы воспользовались двумя инструментами — SMART и Problem Statement Worksheet.
Как ставить задачи по SMART
Аббревиатуру SMART ввел Питер Друкер в 1954 году. Изначально правила SMART служили критериями хорошо сформулированной стратегической цели компании. Впрочем, они неплохо работают не только в бизнесе, но и для повседневных задач. Разобраться проще, если сфокусироваться на каждом критерии отдельно. Чтобы соответствовать SMART, задача или цель должна быть:
Конкретной (Specific) — точно обозначать действия, которые нужно сделать.
Нет
«Раскрутить новую марку зубной пасты».
Да
«Провести маркетинговую кампанию, посвященную новой марке зубной пасты, в социальных сетях с охватом 1 млн человек».
Измеримой (Measurable) — отражать масштаб работ в количественном выражении. Это поможет понять, когда цель будет достигнута.
Нет
«Повысить количество просмотров видеоролика на Youtube».
Да
«Повысить количество просмотров видеоролика на YouTube до 1 млн».
Достижимой (Attainable) — рассчитанной на те ресурсы, которые есть в распоряжении исполнителя.
Нет
«Написать и выпустить книгу за одну неделю».
Да
«Написать первую главу книги за одну неделю».
Актуальной (Relevant) — соответствующей целям постановщика задачи и здравому смыслу.
Нет
«Написать посты для Facebook, чтобы привлечь аудиторию с „Одноклассников“».
Да
«Изучить аудиторию с „Одноклассников“ и написать посты для этой социальной сети, чтобы привлечь новых пользователей».
Конкретной (Specific) — точно обозначать действия, которые нужно сделать.
Нет
«Раскрутить новую марку зубной пасты».
Да
«Провести маркетинговую кампанию, посвященную новой марке зубной пасты, в социальных сетях с охватом 1 млн человек».
Ограниченной по времени (Time Based) — задающей конкретные сроки.
Нет
«Подготовить презентацию как можно скорее».
Да
«Подготовить презентацию до 01.01.2021 включительно».
Шпаргалка, которая поможет не забыть критерии SMART.
Если теперь правильно переформулировать задачи из примера в начале статьи, получится примерно следующее:
- «Написать три посвященных бренду поста для группы в Facebook в течение дня».
- «Построить график с динамикой объема рынка электрических чайников за последние пять лет в течение недели».
Как заполнять PSW
Формулирование задачи по SMART — только первый шаг заполнения так называемого Problem Statement Worksheet (PSW). Это таблица из шести блоков, которую разработали консультанты McKinsey & Company. Он отлично подходит для решения бизнес-задач, и мы советуем использовать его на кейс-чемпионатах.
- Контекст (Context). Краткая информация о ситуации и проблемах, требующих решения. Например, компания собирается выходить на рынок электрочайников, из-за чего необходимо проследить его динамику.
- Критерии успеха (Criteria for success). Чего нужно достичь с помощью предлагаемого решения. В случае с чайниками в результате важно учесть соответствие формату, релевантность данных, их актуальность, наглядность графика.
- Пространство решений (Scope of solution space). Что именно нужно включать в анализ. Допустим, руководство интересуют данные только российского рынка за последние пять лет.
- Ограничение пространства решений (Constraints within solution space). Очерчивает барьеры решения, например, географические, финансовые, законодательные. Это могут быть ограничения по бюджету или использованию источников: допустим, руководство не может предоставить доступ к внутренней базе.
- Заинтересованные стороны (Stakeholders). В нашем случае это руководитель, его начальство, а также отдел стратегии.
- Ключевые источники информации (Key sources of insight). С учетом четвертого блока, источниками могут служить открытые ресурсы, такие как Euromonitor и «Росстат».
Удобный шаблон PSW.
А как прокачивать карьеру по SMART? Подписаться на Telegram-канал Changellenge >> и читать еще больше полезных материалов.
Совет редакции «ПУШ». Чтобы не путать разделы «Пространство решений» и «Ограничение пространства решений», запомните простой пример. Ваш клиент хочет найти клад на дне озера. Он обводит кругом на карте приблизительное местонахождение сокровищ — это пространство решения.
Вы предлагаете использовать три моторные лодки, чтобы быстро найти клад. Однако клиент против: в озере он разводит редких рыб, и шум их напугает. Кроме того, три плавательных средства наверняка привлекут зевак. Ограничение пространства решений — запрет на использование моторов и условие взять только одно судно.
