Восемь советов, которые помогут сплотить команду на удаленке

Недавно освоили формат домашних офисов, больше не встречаетесь с коллегами в очереди к кулеру и забываете имена друг друга? Или, наоборот, уже работаете с сотрудниками из разных концов мира, но пока не выстроили эффективную коммуникацию? В обоих случаях лучше не забывать про тимбилдинг, потому что даже самый сплоченный коллектив тяжело удерживать в тонусе без личного общения. Воспользуйтесь лайфхаками, которые помогут сохранить человеческие отношения в удаленной команде.

Переводите привычные процессы в диджитал

До сих пор вспоминаете, как собирали коллег в переговорке, вешали чистый лист на флипчарт и устраивали брейнштормы? Постарайтесь не отказываться от привычных форматов на удаленке. Для начала пригласите команду на общую встречу, откройте интерактивную доску Miro или онлайн-документ, в котором каждый может оставить комментарий, и попробуйте разные виды брейншторма. Спустя 10 минут станет понятно, что процесс пошел, новые идеи появляются, а сотрудники с радостью откликаются на любую интеллектуальную активность. Совет распространяется на все встречи, к которым вы привыкли: статус-звонки по рабочим задачам, митинги с обсуждением главных трендов отрасли или даже обед с коллегами. Приятный бонус: утренние планерки с видеозвонком заодно помогут соблюдать режим и поддерживать ответственность сотрудников, ведь ровно в 10:00 все включают камеры, а значит, до этого времени нужно успеть заварить кофе и привести себя в человеческий вид.

Созванивайтесь вместо того, чтобы писать длинные письма

Скорее всего, когда речь заходит о совместном обсуждении проектов, вас посещает идея отправить список задач в общий чат и переключиться на что-то поинтереснее. Но есть несколько фактов в пользу того, чтобы вместо этого позвонить: на удаленке людям не хватает живого общения с коллегами, переписка может растягиваться на несколько часов, да и письменно объяснить детали проекта сложнее, чем поделиться доступом к своему экрану и наглядно показать, что вы имеете в виду. Поэтому не упускайте возможность лично обсудить задачи: так вы сможете спросить что-то или ответить на интересующие вопросы, избежать недопонимания и банально пожелать друг другу хорошего дня. Между синхроном в переписке и общей видеоконференцией выбирайте второе.

Контролируйте масштаб разногласий

Решать конфликты онлайн труднее, чем лично, поэтому лучше до этого не доводить. Как только чувствуете, что безобидная переписка становится полемикой и чат наполняется саркастичными стикерами, вспоминайте о структурном подходе и выстраивайте аргументы, не поддаваясь эмоциям. Или смело предлагайте созвониться, чтобы обсудить детали. Пассивно-агрессивная переписка может длиться долго и эскалироваться, а звонки наполнены конкретикой и не подразумевают лишние фантазии на тему «что на самом деле значит эта точка в конце предложения».

Держите друг друга в курсе

Офлайн-новости распространяются по офису достаточно быстро. При удаленном взаимодействии коллегам сложнее делиться информацией и появляется риск, что часть сотрудников пропустят важные объявления или не узнают о ключевых изменениях. Хорошая новость: в диджитал достаточно инструментов, которые помогут оставаться в едином инфополе:

• Специальная ветка в почте. Ответственный пишет в нее статус по проектам и главные новости. Отправлять такое письмо достаточно один раз в сутки, например утром, когда коллеги еще не погружены в срочные задачи и только планируют свой день.
  
• Телеграм-канал. В нем анонсируют общекомандные встречи и дублируют ключевые новости компании, а проектные команды и департаменты рассказывают о достижениях.
  
• Регулярные вебинары от руководителя. Они одновременно объединяют и мотивируют команду, а еще помогают увидеть происходящее максимально прозрачно и получить ответы на актуальные вопросы.
  

Соблюдайте диджитал-этикет

Правила приличия настигли нас и в интернете. Если во время видеозвонка разговаривают сразу несколько человек, вы одновременно можете услышать плач ребенка, лай собаки и звук воды, но не конкретное решение рабочего вопроса. Поэтому лучше заранее договориться с коллегами о простых правилах:

• На конференции давайте слово одному человеку. Если вам необходимо дополнить спикера или ответить на вопрос, нажмите «Поднять руку».
  
• По умолчанию отключайте микрофон, если не планируете что-то сказать.
  
• Подключайте камеру: с ней гораздо проще воспринимать речь.
  
• Проверяйте качество связи заранее: нестабильный интернет мешает обсуждению.
  
• Используйте наушники, чтобы подавлять посторонние шумы. На всякий случай держите рядом запасную пару.
  
• Подготовьте экран компьютера, если собираетесь его демонстрировать. Пусть коллеги не отвлекаются на чтение ваших вкладок в браузере и всплывающие сообщения от родителей.
  
• Не опаздывайте на встречу — это дурной тон.
  

Будьте честны и больше рассказывайте

В офисе можно заметить, что коллега грустит или злится. А вот на удаленке это отследить практически невозможно. В то же время ментальное здоровье каждого сотрудника напрямую влияет на продуктивность команды. Успешно выстроенная коммуникация — это когда никто не стесняется открыто говорить о сложностях. Сообщайте руководителю о чрезмерно высокой загрузке (только не преувеличивайте), а коллегам — о том, что вам нужна помощь с задачами. Заодно узнавайте, как дела у команды, и поддерживайте тех, кому морально сложно.

Если чувствуете, что коллеги не готовы признавать слабость публично, заведите анонимную форму обратной связи, чтобы любой член вашей команды мог поделиться переживаниями. Или организуйте тайного карантин-бадди — это как тайный Санта, только вместо подарков этот человек будет готов обсудить с вами насущные проблемы.

Шутите так, как будто видите улыбки коллег

Шутки, мемы и пересказ нелепых историй среди офисных сотрудников становятся ежедневным ритуалом. Поэтому в условиях самоизоляции продолжайте делиться с коллегами тем, что вызывает у вас улыбку. Например, на видеоконференции команда наверняка будет рада увидеть вашу собаку. Только не злоупотребляйте, иначе вместо обсуждения сметы проекта внимание будет приковано к домашнему питомцу.

Другой способ весело провести время с коллегами — онлайн-стендапы. Механика простая: берете добровольцев, вместе определяете тему (например, карантин), даете время на подготовку, а ближе к выходным встречаетесь в видеоконференции — с пятничным настроением и аплодисментами.

Находите общие интересы и делитесь ими

Вы наверняка не знаете, что среди сотрудников есть как минимум один инструктор по йоге, художник, начинающий шеф-повар и еще несколько человек, готовых поделиться экспертизой. Вполне возможно, что вы — прирожденный организатор и соберете даже самых закоренелых интровертов в онлайн-баре. А ваш коллега — грамотный спикер, и у него есть желание модерировать коллективную беседу о последнем фильме Гая Ричи. Устройте опрос в команде, выберите подходящую платформу и составьте расписание онлайн-тренировок, воркшопов и встреч. У многих сейчас появилось чуть больше свободного времени, поэтому сотрудники будут рады разобраться в новых сферах. Главное — собрать коллег вместе.