Что делает организатор мероприятий в банке?
Работа в банке — это не только финансы и клиенты. Есть специалисты, которые помогают менять отношение сотрудников к своей работе — развивают корпоративную культуру и внутренние коммуникации. Один из них — организатор мероприятий.
Мы поговорили с Юлией Голомидовой, начальником отдела организации мероприятий ПСБ: как устроена эта профессия изнутри, какие навыки нужны для старта и чем мероприятия в банке отличаются от event-агентства.
Событие строится по чертежам
Со стороны эта профессия кажется несерьезной.
«Все думают, что мы устраиваем праздники и веселимся вместе с гостями. А мы серьезные люди: знаем стандарты и федеральное законодательство, умеем спроектировать безопасную среду для участников, придумываем, как использовать технологии и удивить гостей. При этом разбираемся в юридических тонкостях договоров и в основах бухгалтерского учета — чтобы каждый рубль был отработан и правильно учтен. Мы помогаем банку достигать национальных целей, а бизнесу — решать задачи и выполнять планы. Вдохновляем сотрудников работать эффективно, повышаем вовлеченность и лояльность к бренду работодателя», — говорит Юлия.
— При этом для нас важно не просто провести событие, а увидеть его реальный эффект. Мы оцениваем результат не только по эмоциям в моменте, но и по конкретным показателям: опрашиваем участников, замеряем индекс вовлеченности (eNPS), оцениваем, сколько студентов после карьерных встреч пришли к нам на стажировку, и как меняется лояльность команды. Мероприятия в банке — это инвестиция с измеримой отдачей.
Кто такие организаторы мероприятий и зачем они нужны банку
Перед подготовкой команда определяет цель события: рассказать о стратегии банка, привлечь соискателей или укрепить командное взаимодействие. Формат зависит от цели и аудитории. Для сотрудников — конференции, стратегические сессии, фестивали и семейные праздники, для студентов — карьерные встречи.
Отдельное направление — спортивные мероприятия. «Много лет мы создаем условия, чтобы спорт стал привычной частью жизни взрослых и детей», — признается Юлия. Банк организует фан-зоны на «Забег.РФ», проводит семейно-спортивные фестивали и создает возможности сдать федеральный норматив ГТО и корпоративное испытание ПСБ ГТО.
Чем работа в банке отличается от агентства
В агентстве специалист работает с внешним клиентом по готовому брифу. В банке организатор глубже погружается в процессы и учитывает стратегические цели: событие должно приносить пользу бизнесу — объединять сотрудников, поддерживать культуру или рассказывать о возможностях будущим сотрудникам.
Поэтому важно, чтобы организатор был частью команды и понимал ее потребности изнутри — так, как не сможет ни один внешний исполнитель.
Из чего состоит работа организатора мероприятий
Когда цель и формат определены, начинается подготовка. Специалист разрабатывает программу, координирует команду, работает с документами и контролирует сроки.
Для семейного фестиваля продумывает программу для разных возрастов, для деловой конференции — формат и способы вовлечь аудиторию, для карьерного мероприятия — общение студентов с представителями банка.
Отдельная задача — безопасность участников. Организатор подбирает площадку не только под формат, но и по требованиям безопасности: проверяет пожарные выходы, вместимость, нормативы, устраняет риски — от неисправного оборудования до узких проходов. Сопровождает проект от идеи до финала: готовность площадки и оборудования, тайминг, оперативные решения по ходу события. После мероприятия опрашивает участников, готовит отчеты и следит за оплатами.
«Мне нравится, что задачи нестандартные — каждый день не похож на предыдущий. Сегодня разрабатываем сложнейшую деловую конференцию, а завтра — прямую линию Председателя с сотрудниками из 86 городов. Я люблю управлять командами, использовать сильные стороны каждого для общего результата», — рассказывает Юлия.
Навыки организатора мероприятий
Hard skills
Планирование и бюджетирование — просчитать шаги от идеи до результата, вести документы и закупки.Работа с подрядчиками — готовить технические задания, проводить тендеры, контролировать сроки и качество.Работа с ИИ — нейросети снимают часть ручной работы: проверяют договоры на соответствие условиям, пишут тексты, готовят презентации и иллюстрации к дизайну.«Важно не просто успевать за трендами, а самим задавать тренды в отрасли. Мы одними из первых начали широко использовать ИИ, чтобы автоматизировать рутинные задачи», — объясняет Юлия.
Soft skills
Стрессоустойчивость — сохранять контроль, когда ситуация меняется на ходу.Многозадачность — вести несколько проектов одновременно и быстро переключаться между ними.Гибкость в общении — находить подход к любому собеседнику, от техников на площадке до топ-менеджеров.Изобретательность — предлагать решения, которых еще не было.Насмотренность — держать в голове разные площадки, форматы, решения и технологии, чтобы быстро выбрать то, что сработает для конкретной аудитории и приведет к цели события.«Моя киллер-фича — не бояться никаких задач, уметь со всеми договориться, оставаться спокойной и уверенной в себе в самые кризисные моменты. Иметь безграничную фантазию, всегда хотеть сделать больше и не как у других, предлагать нестандартные ходы. Уметь говорить на одном языке и с техническим персоналом, и со сложными заказчиками. Уметь торговаться и делать дешево так же красиво и полезно, как дорого», — делится Юлия.
Кризис-менеджмент
Даже при тщательной подготовке на мероприятии случаются неожиданности: меняется программа, возникает техническая проблема или у участников появляется новый запрос. В такой момент важно быстро оценить обстановку, сохранять спокойствие и не отклоняться от общего плана. Здесь особенно нужны внимательность, гибкость и умение решать в условиях ограниченного времени.
«Нужно быть готовым к нештатным ситуациям: заранее продумать все варианты развития события, провести краш-тест — и на каждый кризис уже иметь решение», — подчеркивает Юлия.
Плюсы и минусы профессии
Плюсы
Разнообразие деятельности — от бюджета и документов до сценария и работы на площадке.Виден итог своей работы — от идеи до готового события.Растешь профессионально — каждый проект учит новому: от переговоров до тайминга.Минусы
Ненормированный график — рабочий день не заканчивается по расписанию.Высокая ответственность за безопасность и бюджет.Постоянная многозадачность и стресс в кризисных ситуациях.Как прийти в профессию
Путь Юлии в профессию был не прямым. По образованию она инженер-эколог. Будучи студенткой, подрабатывала помощником руководителя.
«Я всегда была творческим человеком, любила быть на виду, среди людей. Когда я работала помощником, поняла, что рутинные административные задачи мне не очень нравятся, а вот нестандартные задачи, связанные с организацией событий, мне по душе. Мой руководитель — HR-директор банка, в котором я тогда работала, — увидела эти способности и дала мне шанс проявить себя в отделе корпоративной культуры. Это было 15 лет назад», — вспоминает Юлия.
Сейчас ПСБ дает возможность студентам разных профессий попробовать себя в качестве стажера: прийти на работу в банк и приобрести реальный опыт и навыки.
Обязательного образования для этой профессии нет. Важнее управленческие навыки: планировать, работать с информацией, координировать людей и отвечать за принятые решения.
«Эту работу надо любить — отдавать ей время, силы и всю душу. На этой должности не получится жить по графику с девяти до шести: нужно гореть идеями и вариантами их реализации 24 часа в сутки, семь дней в неделю», — говорит Юлия.
