Как правильно анализировать информацию

Как правильно анализировать информацию


В современном мире всё меняется очень быстро и найти информацию легче, чем когда-либо. Больше не нужно учить наизусть энциклопедии, чтобы работать эффективно. Теперь ценится не сама информация, а умение ее искать и обрабатывать. Собрали несколько советов по обработке данных, которые сэкономят время на поиск, помогут отфильтровать фейки и сделать правильные выводы.

Существует огромное количество источников, из которых можно черпать информацию: интернет, базы данных, эксперты, исследования и прочее. Самое главное — не пытаться хвататься за каждый: «20% усилий дают 80% результата». Этот закон, как никакой другой, применим к работе с данными. Заранее обдумайте, какая именно информация для вас ключевая, и сконцентрируйтесь на ее поиске.

Алгоритм поиска

Общая схема поиска информации довольно проста: начать с самых простых источников и постепенно перейти к более сложным.​

  1. Перед тем как начать поиск, хорошо бы узнать, что именно вы ищете. Так что постарайтесь найти аналогичные проекты и вникнуть в тему.
  2. Изучите общую картину и сформулируйте вопросы. Пространство для поиска может быть слишком широким, поэтому установите границы.
  3. Организуйте первую встречу с экспертом, чтобы определить направление работы.
  4. Соберите подробную информацию в открытых источниках. Это самая важная и объемная часть работы.
  5. Проведите вторую встречу с экспертом, проясните накопившиеся вопросы.​
  6. Готово: вы получили релевантную картину проблемы.

​Работа с открытыми источниками

Самый доступный источник информации — это интернет. Но на просторах Сети нужно быть аккуратным и не доверять всему. Используя поисковики, старайтесь тщательно фильтровать информацию и учитесь писать лаконичные запросы, используя именно те ключевые слова, которые выведут вас на нужные ресурсы. Можно также использовать авторитетные новостные сервисы.

В консалтинге часто используются собственные базы данных, например Press Search в BCG. Базы данных крупных университетов и международных организаций тоже могут быть полезны. Этот источник полезнее поисковиков, потому что там собрана только проверенная и авторитетная информация. Сайты с презентациями, например Slideshare или Scribd, тоже иногда помогают.

Еще обратите внимание на отчеты компаний, разные статистические ресурсы, маркетинговые исследования (они позволят быстро погрузиться в отрасль) и исследования инвестиционных банков (там всегда указаны источники данных, а информация очень высокого качества).

Получение информации от эксперта

Здесь всё сложнее: работать придется с человеком, а не машиной. Перед встречей обязательно проведите самостоятельный ликбез, чтобы чувствовать себя уверенно и не задавать совсем глупых вопросов. Если кто-то из ваших коллег уже встречался с этим человеком, узнайте, что уже они обсуждали. Эксперты терпеть не могут, когда у них по сто раз спрашивают об одних и тех же вещах. Впрочем, убедиться в том, что эксперт действительно разбирается в теме, тоже не помешает. Почитайте о нем, пробегитесь по его работам.

Рассаживаясь на встрече, всегда оставляйте эксперту самое комфортное и почетное место, чтобы продемонстрировать уважение. Часто люди инстинктивно садятся друг напротив друга, но такое положение напоминает бой «стенка на стенку», в котором вы автоматически становитесь соперниками. Если формат встречи не один на один, член вашей команды может сесть на сторону клиента или эксперта, чтобы разрядить обстановку.

Помните, что всегда лучше задавать открытые вопросы, чтобы эксперт говорил как можно больше и поделился всей известной ему информацией. Если собеседник отходит от темы, можно его тактично перебить. В конце кратко пробегитесь по пунктам, которые вы обсудили, чтобы в случае ошибки вас поправили. Напоследок спросите: «Есть ли что-то важное, что я мог упустить?» Это вполне нормальная практика.

Будьте тактичны, действуйте в зависимости от ситуации. Всегда просите разрешения делать заметки и вести диктофонную запись. Держите контакт с собеседником и не слишком увлекайтесь заметками, иначе он подумает, что общается со стенографистом. Со временем вы научитесь умело и бегло фиксировать информацию. Заведите собственные ключевые слова, сокращения и другие приемы, которые позволят сделать записи лаконичнее.

Некоторые эксперты любят, объясняя что-то, рисовать схемы или писать тезисы. Попросите после интервью воспользоваться записями спикера. Во-первых, это действительно может пригодиться, во-вторых, это тоже своего рода знак уважения.

После встречи не забудьте написать эксперту благодарственное письмо, чтобы укрепить контакт. Кто знает, возможно, вам еще не раз понадобится его помощь.

Лайфхак от редакции «ПУШ». У детектива Коломбо из одноименного сериала была фишка: самый важный вопрос он всегда задавал в конце. Консультанты тоже часто так делают. Когда вы уже в дверях, а эксперт, клиент или коллега расслабился и заказал такси, застаньте его врасплох неожиданным и важным вопросом. Скорее всего, он автоматически ответит честно, а вы с легкостью поймете, если что-то недоговаривают.

Обработка данных

Теперь, когда вы собрали информацию, можно переходить к следующему этапу — обработке данных. Он состоит из двух частей: проверка качества и анализ. Сначала нужно оценить, насколько информация соответствует четырем критериям.

  • Полнота. Проверьте, есть ли у вас все необходимые данные.
  • Актуальность. Убедитесь, что вся найденная информация свежая.
  • Достоверность. Сопоставьте информацию из нескольких источников. Используйте только правильные данные. Если сомневаетесь, посоветуйтесь с экспертом.
  • Релевантность. Трезво оцените найденную информацию и посмотрите, нет ли в ней лишних данных.

После того как вы проверили данные, нужно их обработать и провести анализ информации: разобраться во взаимосвязях и построить выводы. Приступая к работе, следует твердо обозначить, что, как и зачем вы будете анализировать. Вам нужны готовые гипотезы и четкое представление, что эта информация вам даст. Анализ заключается в проверке гипотез и их дальнейшем подтверждении или опровержении.

Методы обработки информации

Для облегчения обработки информации существует три типа аналитических помощников: общие подходы, специфические фреймворки и графики.

Общие подходы — это ранжирование, или приоритизация, матрицы, сценарный подход, инвестиционный анализ, сегментирование и риск-анализ. Первые три способа применяются практически при любом типе анализа, поэтому владеть ими обязательно. Оставшиеся три используются при решении специфичных задач. Например, сегментирование помогает разделить компании по категориям, а инвестиционный анализ применяется для сопоставления затрат с предполагаемым доходом.

К специфическим фреймворкам относятся, например, пять сил Портера, SWOT-анализ и анализ рентабельности задействованного капитала. Они помогают понять ключевую идею стратегических решений. К слову, молодые консультанты любят использовать SWOT-анализ абсолютно везде, но на самом деле этот метод хоть и полезен, но не так применим, как может показаться на первый взгляд.

С графиками все ясно. Это лучший инструмент для наглядного представления больших объемов данных.

Представление результата

Для того чтобы сделать качественную презентацию исследования, нужно овладеть принципом пирамиды Минто. Этот простой инструмент заключается в группировке идей в кластеры, поддерживающие и раскрывающие основной тезис. Начинаем с ключевой проблемы, переходим к поддерживающим аргументам, заканчиваем деталями.

Как говорила сама Барбара Минто, первая женщина-консультант McKinsey, разработавшая этот принцип, «написать что-либо ясно и понятно — значит сделать два шага. Первый — определить цель, главную мысль, которую вы хотите донести до читателя, второй — изложить эту мысль в словах или письменно».

Три лайфхака для работы с информацией

Анализируя, всегда рассматривайте не меньше семи вариантов при выборе чего-либо, будь то холодильник или направление карьерного трека.

Используйте специальные техники чтения: углубленное чтение и чтение-сканирование. Можно попробовать освоить скорочтение. С этим помогут специализированные приложения, основанные на технологии Spritz.

Для ускорения работы научитесь быстро печатать. Существует много программ для развития этого навыка: «Соло на клавиатуре» — для Windows, KeyKey — для Mac OS или онлайн-тренажер «Все10».

Специалисты по анализу данных нужны во многих перспективных отраслях, например в финансах и консалтинге. У Changellenge >> есть комплексные программы, на которых эксперты из топовых компаний всего за полгода могут подготовить вас к карьере аналитика. Это «Профессия финансового аналитика», «Профессия бизнес-аналитика» и «Профессия аналитика данных». Переходите по ссылкам, чтобы узнать подробности!