PSW: как правильно описывать бизнес-задачи

Прежде чем решать задачу, нужно понять, чего от вас ждут. Если заранее не договориться о сроках, KPI, ограничениях и списке людей, с которыми нужно согласовать результат, к концу работы вы столкнетесь с разочарованием и негативом от заказчика. Как избежать ситуаций, когда вы потратили на проект десятки часов, а в итоге нужно все переделать с нуля? В этом поможет PSW (Problem Statement Worksheet) — шаблон для описания бизнес-задачи, который используют в консалтинге и других сферах.

Освоить все навыки, необходимые для старта карьеры в консалтинге, можно на комплексной программе «Профессия бизнес-аналитика». Всего за шесть месяцев вас прокачают эксперты-практики из McKinsey & Company, EY, «Газпрома», Unilever, KPMG и не только. Вы потренируетесь решать бизнес-кейсы, научитесь проходить все этапы отбора, составлять грамотные резюме и уже через полгода сможете устроиться в топовую компанию. Регистрируйтесь!

Из чего состоит PSW

Заполнение PSW начинается с формулировки задачи по SMART. Напомним, что она должна быть конкретной (Specific), измеримой (Measurable), достижимой (Attainable), актуальной (Relevant) и ограниченной по времени (Time Based). Подробнее об этом фреймворке мы рассказывали в статье «Как ставить задачи по SMART».

Кроме формулировки задачи в PSW есть еще шесть блоков:

Контекст (Context). Краткая информация о ситуации и проблемах, из-за которых возникла стоящая перед вами задача, «боль» в рамках бизнес-ситуации. Этот блок нужен, чтобы вы воспринимали задачу в общем контексте бизнеса и могли при необходимости скорректировать задачу с учетом глобальных целей.
Критерии успеха (Criteria for success). Здесь важно узнать, как будут оценивать ваше решение, и проранжировать все критерии по степени важности. Это могут быть как финансовые показатели (увеличение продаж, снижение расходов), так и нефинансовые (количество посетителей магазина, рекламный охват). Помимо конкретных критериев важно узнать обо всех неизмеримых пожеланиях заказчика. Может быть, с помощью предложенных вами мер компания хочет добиться изменений в корпоративной культуре.
Пространство решений (Scope of solution space). Нужно понять, где заканчиваются границы анализа. Лучше всего уточнить у заказчика, какие области уже не стоит включать в рассмотрение. Например, его может интересовать только определенный регион, а не вся страна.
Ограничение пространства решений (Constrains within solution space). Этот блок очерчивает барьеры, которые могут возникнуть в пространстве решений. Это могут быть рамки бюджета, законодательные ограничения или четкий список инструментов, которые вы можете использовать.
Заинтересованные стороны (Stakeholders). Это перечень людей, которые будут влиять на принятие решений и успех внедрения. Их можно разделить на тех, кто решает, тех, кто помогает, и тех, кто мешает.
Ключевые источники информации (Key sources of insight). Откуда вы будете брать данные для решения бизнес-задачи? Продумайте и запишите источники, которые изначально предлагает вам заказчик. Если в голову придут исследования по релевантной теме, запишите их тоже. Лучше разделить источники информации на следующие группы: 1) книги, документы, исследования; 2) ключевые эксперты; 3) аналогичные проекты.

Шаблон Problem Statement worksheet и вопросы, которые стоит задать

Пункты 3 и 4 в PSW часто путают. Как понять разницу между пространством решений и ограничениями? Рассмотрим на примере. Допустим, вы консультант, и ваш клиент хочет найти клад на дне озера. Он знает приблизительное местонахождение клада и обводит его на карте пунктиром. Нужная часть озера — это пространство вашего решения. Вы приступаете к задаче и предлагаете использовать три моторные лодки, чтобы быстро найти клад. Однако клиент против: в озере он разводит редких рыб, и шум их напугает. Кроме того, три плавательных средства привлекут зевак. Вы столкнулись с ограничением пространства решений — невозможностью использовать моторные лодки и обязательством взять только одно судно.