Статьи
Совещания: как не тратить время зря
bg

Совещания: как не тратить время зря

Совещания: как не тратить время зря

Еще в 1979 году в Daily Telegraph писали: «Кто может, делает; кто не может, заседает»‎. Теперь, во времена мессенджеров и чатов, офлайн-встречи вообще считают вредным пережитком прошлого. Они начинаются с опозданием, длятся часами и не приносят результата. Согласно Atlassian, в среднем сотрудники корпораций тратят на совещания 62 часа в месяц, и половина времени проходит впустую. При этом совсем отказаться от встреч, как правило, не получается. Решение многих вопросов требует участия сразу нескольких человек. Разбираемся, почему совещания бывают неэффективными и как справиться с этой проблемой.


Кто виноват

С одной стороны, считается, что живое общение помогает решить задачу быстрее, чем переписка. С другой — стоит собрать совещание, как люди начинают болтать обо всем подряд или, наоборот, молча сидят по углам, залипают в телефонах и не хотят ничего обсуждать. Разбираемся, кто и почему в этом виноват.

Ошибки организатора встречи:

  • Затянутость. Часто на встречу изначально отводится больше времени, чем нужно на самом деле. Другая проблема возникает, когда никто не следит за таймингом: спикеры выступают дольше, чем планировалось, и совещание никак не заканчивается.
  • Неправильный состав встречи. Часто на собрания приглашают людей, у которых нет ни экспертизы в теме, ни полномочий принимать решения. Бывает и наоборот: организаторы забывают позвать сотрудников, без которых невозможно разобраться в ситуации. В итоге все участники просто теряют время.
  • Совещание для галочки. Решение уже принято либо его будет принимать человек, которому не важно мнение остальных. А встречу собрали, чтобы сделать вид, будто все участники могут повлиять на исход дела.
  • Не назначены ответственные. На встрече вы с коллегами приняли важное решение, но не оговорили, кто именно будет его исполнять. В итоге никто не принимает инициативу, и проблема остается нерешенной.
  • Неподходящее время. Когда встреча проходит в конце рабочего дня, уставшим сотрудникам намного труднее сохранять концентрацию и полноценно включаться в обсуждение.
  • Неудобное место. Если участников все время отвлекают, вокруг шумно, а конфиденциальный разговор легко могут услышать окружающие, продуктивность встречи заметно падает.
  • Технические сложности. Кликер потерялся, интернета нет, проектор не включается. Половина совещания тратится на попытки настроить технику, а в итоге восемь человек смотрят презентацию с экрана одного ноутбука.
  • Слишком деликатная тема. По некоторым вопросам люди просто не готовы высказываться публично. Сотрудники могут стесняться, чувствовать давление со стороны старших коллег или бояться кого-то обидеть.

Промахи участников

  • Опоздания. Люди забывают о договоренности, задерживаются на предыдущей встрече, доделывают срочные задачи и в итоге не приходят вовремя. Совещание начинается позже, а первые 20 минут тратятся на то, чтобы ввести в курс дела опоздавших. 
  • Отвлеченные темы. Встреча может длиться часами, когда участники не следуют повестке, начинают обсуждать посторонние вопросы или просто болтать.
  • Неподготовленность. Некоторые встречи требуют обязательной подготовки: участники должны заранее изучить наработки по проекту или составить список проблем, с которыми они сталкивались. Иначе продуктивного обсуждения не получится.
  • Встреча без результата. Иногда участники обсуждают проблему несколько часов, а потом расходятся, так и не придя к решению. Это значит, что через некоторое время им понадобится еще одна встреча. 

Что делать

Глобально решить проблему неэффективности рабочих встреч можно тремя путями:

  • Отказаться от ненужных собраний. Перед тем как разослать коллегам приглашение в Google-календаре, ответьте на два вопроса. Вам правда есть что обсуждать? Для этого точно требуется личное присутствие всех этих людей? Например, если у вас еще нет всех вводных по проекту, возможно, прямо сейчас во встрече нет смысла.
  • Заменить часть встреч на другой формат общения. Многие компании переходят на чаты, онлайн-опросы, Google-документы, доски в Trello и групповые созвоны в Skype. Эти инструменты позволяют собирать общее мнение, координировать работу и отслеживать состояние проекта без личных встреч.
  • Повысить эффективность встреч, от которых нельзя отказаться. Иногда общие собрания необходимы. Например, генерировать творческие идеи или подводить итоги проекта стоит всей командой. В таких случаях лучше не отказываться от личных встреч, а поднять их продуктивность.

Быстрее, проще, эффективнее

Если с первыми двумя способами борьбы с неэффективностью все понятно, то на третьем стоит остановиться более подробно. Составили чек-лист, который поможет экономить время и проводить рабочие собрания с большей пользой. 

Перед встречей:

  • Сформулируйте повестку и цель.
  • Четко ограничивайте длительность встречи. Это дисциплинирует.
  • Тщательно продумайте список участников. Убедитесь, что не позвали лишних людей и не забыли нужных.
  • Помогите участникам подготовиться — заранее отправьте им все материалы.
  • Проверьте технику: все ли на месте и работает.

Во время встречи:

  • Назначьте модератора, который будет следить за таймингом и повесткой.
  • Ведите протокол, фиксируйте все договоренности и принятые решения и планы. 
  • Назначьте ответственных, которые будут внедрять ваши планы.

Чтобы сделать рабочие встречи еще продуктивнее, советуем прочитать книги на эту тему:

1. «Совещания по Адизесу», Шохам Адизес и Нир Бен Лави.
2. «Блестящие совещания. Правила эффективной групповой работы!», Келси Ди, Пламб Пэм.
3. «Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные», Перл Дэвид.
4. «Смерть от совещаний. Бизнес-роман», Ленсиони Патрик М.
5. «Идеальное совещание», Гленн Паркер, Роберт Хоффман.
6. «Деловые совещания», Волгин Борис Николаевич.