Статьи
5 советов, которые помогут стать мастером обработки данных
bg

5 советов, которые помогут стать мастером обработки данных

5 советов, которые помогут стать мастером обработки данных

Если вы спросите работающих друзей, что из того, что они изучали в университете, им пригодилось, то почти каждый первый ответит, что им пригодилось знание Excel. Действительно, несмотря на то, что уже давно придумано множество сервисов анализа данных, удобнее этой старой доброй программы сложно что-то найти. Открыв любую вакансию, будь это позиция аналитика, маркетолога или финансиста, вы с большой вероятностью увидите там требование — знание Excel.


Чем же так хорош Excel? Причина в том, что несмотря на кажущуюся простоту, этот инструмент очень многофункционален и позволяет делать с данными практически все. В следующих двух статьях мы расскажем о том, как стать настоящим мастером обработки данных.

1. Помните про горячие клавиши

Про Ctrl+C и Ctrl+V все знают. А что насчет Ctrl+Shift+Arrow? Если вы до сих пор уныло крутите колесиком мышки, чтобы выделить огромный массив данных, эта информация точно для вас. Запомнив несколько сочетаний клавиш, вы сможете осуществлять навигацию по документу в два-три раза быстрее.

1D0B540F-0522-4449-AF2D-7CB50A826D86.jpeg

2. Правильно очищайте данные

У неопытных аналитиков порой возникает масса проблем, когда надо упорядочить данные или удалить дубликаты. Причина — в коварном устройстве Excel, которое не всегда совпадает с нашей логикой (например, особенностях работы копирования и вставки отфильтрованных значений).

Если вы нажмете на значок фильтра, находясь на ячейке, фильтр может захватить не все столбцы, и если вы захотите упорядочить данные по какому-то признаку, они «съедут». Поэтому обязательно выделяйте всю первую строку или весь массив.

Другой подвох — сортировка. Если вы, например, посчитали сумму выручки первых двух фирм из трех, а потом отсортировали их, и первой в списке оказалась третья, то формула автоматически пересчитается, оставшись привязанной к тем же ячейкам (в отличие от случая, когда вы вырезаете ячейку и вставляете ее в другое место).

Наконец, при фильтрации возникает подвох с копированием. Так, предположим, вы отфильтровали компании по стране базирования и хотите выделить их на отдельный лист. Вам удастся выделить только отфильтрованные значения. А вот если у вас на другой вкладке столбец с данными этих компаний, которые вы хотите скопировать и вставить в основной лист — данные вставятся не только в отфильтрованные, но и в скрытые ячейки.

Во избежание проблем с незаконченными формулами, неработающими горячими клавишами и просто эстетики ради в столбцах, с которыми вы работаете, нужно удалять лишние пустые ячейки и строки. Чтобы сделать это быстро, выделите столбец или массив целиком, нажмите F5, выберите Special / Выделить → Blanks / Пустые ячейки. Программа автоматически выделит пустые ячейки, и вы сможете от них избавиться.

Также в данных зачастую встречаются дубликаты — чтобы от них избавиться, выделите столбец или массив, нажмите Data / Данные –> Remove Duplicates / Удалить дубликаты (это две колонки в правой части панели) и выберите столбцы, в которых содержатся повторяющиеся значения.

3. Используйте сводные таблицы

Еще один навык, который потребуется вам везде и всегда — умение работать со сводными таблицами. Они хороши тем, что позволяют рассчитать статистику по массиву за считаные секунды. Например, если у вас есть данные по городам, странам и выручке компаний, с помощью сводной таблицы вы сможете быстро подсчитать среднюю выручку компании в конкретной стране, городе, число компаний в каждом городе, и даже несмещенное отклонение по выручке в каждом городе (ну, мало ли, понадобится).

3CF35674-3F0D-4014-AF21-07BD58F2D47B.jpeg

Кстати, Excel также предлагает различные дополнения для тех, кто хочет еще сильнее прокачаться в сводных таблицах. Например, дополнение Power Pivot позволяет подтягивать в сводную таблицу значения из разных листов Excel.

4. Комбинируйте формулы

Excel располагает огромным количеством формул, но иногда возникает необходимость сделать что-то, что выходит за рамки их возможностей. Умение комбинировать одну формулу с другой позволит значительно расширить эти рамки. Например, вам надо сопоставить два массива данных, узнать, какие позиции из первого массива есть во втором, и проставить статус. Если вы не знаете, через какую формулу это лучше сделать, попробуйте сопоставить две формулы — ЕСЛИ (IF) и СЧЁТЕСЛИ(SUMIF):

=IF((SUMIF(второй массив; значение из первого массива)>0);”Да”;”Нет”).

Формула покажет «да», если значение из первого массива встречается во втором, и «нет», если не встречается.

Вложенные формулы отлично подходят, если у вас не 1 условие, а несколько. Допустим, у вас есть список товаров, и вы хотите проставить статус на товарах, цена которых превышает 500 рублей, либо же они были произведены в России. Тогда вам понадобится несколько раз использовать функцию ЕСЛИ (IF):

=IF(ячейка с ценой > 500; “Да”; IF(ячейка со страной = “Россия”; “Да”; “Нет”))

Кстати, в одну формулу можно уместить аж 64 IF-а.

5. Научитесь подтягивать данные с помощью VLOOKUP и INDEX(MATCH)

Одна из самых используемых функций — ВПР (VLOOKUP). Если вы еще о ней не слышали, то наверняка еще услышите и будете применять не раз. Что она делает? Она подтягивает значения, которые соответствуют какой-либо позиции, из одной базы в другую. Например, если у вас в одной базе есть все артикулы товаров, в другой данные по продажам товаров с артикулами в рублях, а в третьей данные по продажам в штуках, вы можете собрать их вместе в одной таблице через ВПР. Просто поверьте: в бизнесе это требуется делать по много раз на дню.

Более удобный аналог этой функции — INDEX(MATCH), или ИНДЕКС(ПОИСКПОЗ). Чем они отличаются, можно прочитать здесь.

А еще есть ГПР (HLOOKUP), который подтягивает не соответствующие значения из соседних столбцов, а значения из соседних строчек. Он требуется куда реже, но иногда тоже может пригодиться.

А теперь главный лайфхак: чтобы не забыть завтра все, что вы только что прочитали, и узнать еще больше полезных функций, пройдите курс «Excel для бизнеса». В нем эксперты из консалтинга рассказывают о применении Excel на практике. После каждого вебинара вас ждет практическое задание, а затем вы сможете закрепить знания в финальном проекте.

Определите, насколько хорошо вы знаете Excel: 

Проверить себя