Статьи
5 советов, которые помогут стать мастером обработки данных
bg

5 советов, которые помогут стать мастером обработки данных

5 советов, которые помогут стать мастером обработки данных

Если вы спросите работающих друзей, что из того, что они изучали в университете, им пригодилось, то почти каждый первый ответит, что им пригодилось знание Excel. Действительно, несмотря на то, что уже давно придумано множество сервисов анализа данных, удобнее этой старой доброй программы сложно что-то найти. Открыв любую вакансию, будь это позиция аналитика, маркетолога или финансиста, вы с большой вероятностью увидите там требование — знание Excel. Прокачать навыки работы в этой программе вы можете на курсе «Excel для бизнеса» от Changellenge >> ToolKit


Чем же так хорош Excel? Причина в том, что несмотря на кажущуюся простоту, этот инструмент очень многофункционален и позволяет делать с данными практически все.

1. Помните про горячие клавиши

Про Ctrl+C и Ctrl+V все знают. А что насчет Ctrl+Shift+Arrow? Если вы до сих пор уныло крутите колесиком мышки, чтобы выделить огромный массив данных, эта информация точно для вас. Запомнив несколько сочетаний клавиш, вы сможете осуществлять навигацию по документу в два-три раза быстрее.

3WnkU2AOA7I.jpg

2. Правильно очищайте данные

У неопытных аналитиков порой возникает масса проблем, когда надо упорядочить данные или удалить дубликаты. Причина — в коварном устройстве Excel, которое не всегда совпадает с нашей логикой (например, особенностях работы копирования и вставки отфильтрованных значений).

Если вы нажмете на значок фильтра, находясь на ячейке, фильтр может захватить не все столбцы, и если вы захотите упорядочить данные по какому-то признаку, они «съедут». Поэтому обязательно выделяйте всю первую строку или весь массив.

Другой подвох — сортировка. Если вы, например, посчитали сумму выручки первых двух фирм из трех, а потом отсортировали их, и первой в списке оказалась третья, то формула автоматически пересчитается, оставшись привязанной к тем же ячейкам (в отличие от случая, когда вы вырезаете ячейку и вставляете ее в другое место).

Наконец, при фильтрации возникает подвох с копированием. Так, предположим, вы отфильтровали компании по стране базирования и хотите выделить их на отдельный лист. Вам удастся выделить только отфильтрованные значения. А вот если у вас на другой вкладке столбец с данными этих компаний, которые вы хотите скопировать и вставить в основной лист — данные вставятся не только в отфильтрованные, но и в скрытые ячейки.

Во избежание проблем с незаконченными формулами, неработающими горячими клавишами и просто эстетики ради в столбцах, с которыми вы работаете, нужно удалять лишние пустые ячейки и строки. Чтобы сделать это быстро, выделите столбец или массив целиком, нажмите F5, выберите Special / Выделить → Blanks / Пустые ячейки. Программа автоматически выделит пустые ячейки, и вы сможете от них избавиться.

Также в данных зачастую встречаются дубликаты — чтобы от них избавиться, выделите столбец или массив, нажмите Data / Данные –> Remove Duplicates / Удалить дубликаты (это две колонки в правой части панели) и выберите столбцы, в которых содержатся повторяющиеся значения.

3. Используйте сводные таблицы

Еще один навык, который потребуется вам везде и всегда — умение работать со сводными таблицами. Они хороши тем, что позволяют рассчитать статистику по массиву за считаные секунды. Например, если у вас есть данные по городам, странам и выручке компаний, с помощью сводной таблицы вы сможете быстро подсчитать среднюю выручку компании в конкретной стране, городе, число компаний в каждом городе, и даже несмещенное отклонение по выручке в каждом городе (ну, мало ли, понадобится).

cSDTyRYrMWI.jpg


Кстати, Excel также предлагает различные дополнения для тех, кто хочет еще сильнее прокачаться в сводных таблицах. Например, дополнение Power Pivot позволяет подтягивать в сводную таблицу значения из разных листов Excel.

4. Комбинируйте формулы

Excel располагает огромным количеством формул, но иногда возникает необходимость сделать что-то, что выходит за рамки их возможностей. Умение комбинировать одну формулу с другой позволит значительно расширить эти рамки. Например, вам надо сопоставить два массива данных, узнать, какие позиции из первого массива есть во втором, и проставить статус. Если вы не знаете, через какую формулу это лучше сделать, попробуйте сопоставить две формулы — ЕСЛИ (IF) и СЧЁТЕСЛИ(SUMIF):

=IF((SUMIF(второй массив; значение из первого массива)>0);”Да”;”Нет”).

Формула покажет «да», если значение из первого массива встречается во втором, и «нет», если не встречается.

Вложенные формулы отлично подходят, если у вас не 1 условие, а несколько. Допустим, у вас есть список товаров, и вы хотите проставить статус на товарах, цена которых превышает 500 рублей, либо же они были произведены в России. Тогда вам понадобится несколько раз использовать функцию ЕСЛИ (IF):

=IF(ячейка с ценой > 500; “Да”; IF(ячейка со страной = “Россия”; “Да”; “Нет”))

Кстати, в одну формулу можно уместить аж 64 IF-а.

5. Научитесь подтягивать данные с помощью VLOOKUP и INDEX(MATCH)

Одна из самых используемых функций — ВПР (VLOOKUP). Если вы еще о ней не слышали, то наверняка еще услышите и будете применять не раз. Что она делает? Она подтягивает значения, которые соответствуют какой-либо позиции, из одной базы в другую. Например, если у вас в одной базе есть все артикулы товаров, в другой данные по продажам товаров с артикулами в рублях, а в третьей данные по продажам в штуках, вы можете собрать их вместе в одной таблице через ВПР. Просто поверьте: в бизнесе это требуется делать по много раз на дню.

Более удобный аналог этой функции — INDEX(MATCH), или ИНДЕКС(ПОИСКПОЗ). Чем они отличаются, можно прочитать здесь.

А еще есть ГПР (HLOOKUP), который подтягивает не соответствующие значения из соседних столбцов, а значения из соседних строчек. Он требуется куда реже, но иногда тоже может пригодиться.

Хотите узнать, далеко ли вам до мастера обработки данных? Пройдите тест на свой уровень владения Excel!

Пройти тест


Ура! Теперь у нас есть личный кабинет!

А это значит, что вы сможете:

  • Создавать и скачивать резюме по шаблону Changellenge >>
  • Сохранять в закладки мероприятия, курсы и статьи
  • Получать бонусы и скидки за активность на сайте
Регистрируюсь